KATA PENGANTAR

            Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas limpahan nikmat, berkah, dan rahmat-Nya sehingga kami dapat menyusun Makalah Mini Riset dengan judul ”PenyelenggaraanArsip Di Kantor Camat Medan Amplas”.

Dengan penuh kesadaran kami  tahu bahwa sesungguhnya makalah mini riset ini masih jauh dari kesempurnaan. Dalam proses pembuatan ini kami menjumpai hambatan, namun berkat dukungan materil dari berbagai pihak, akhirnya kami dapat menyelesaikan makalah mini riset ini dengan cukup baik, oleh karena itu melalui kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih.

Kami mohon maaf bila masih ada kesalahan dalam pembuatan makalah mini riset ini. Kritik dan saran kami terima dengan sepenuh hati.

Medan, 20  September 2016

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………                 1

DAFTAR ISI……………………………………………………………..       .         2

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………… .       .         3

      1.1 LATAR BELAKANG……………………………………………                3

      1.2 RUMUSAN MASALAH……………………………………........               3

      1.3 TUJUAN…………………………………………………………       .         3

      1.4 MAMFAAT PENELITIAN............................................................            4

BAB II KAJIAN PUSTAKA.....................................................................             5

A.     DEFINISI TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP.............                5

BAB III METODOLOGI PENELITIAN...............................................                  5

A.     LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN....................................                 6

B.     POPULASIDAN SAMPEL.....................................................                    6

C.     DEFINISI PENYELENGGARAAN ARSIP..............................                  6

D.     INSTRUMEN PENELITIAN...................................................                   6

E.      ANALISIS DATA...................................................................                   6

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN.........................                  7

A.     ANALISIS DATA..................................................................                    7

B.     DESKRIPSI DATA................................................................                    7

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...............................................                    8

A.     KESIMPULAN.....................................................................                     8

B.     SARAN.................................................................................                    8

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................                    9

BAB I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam era globalisasi yang semakinpesatmajunya, sistemperalatandanperlengkapan pun mengikutsertakanpengembanganpadadewasaini.Dalamsebuahkantoratauinstansiperusahaansangatberdominandengansurat. Sehinggasuratdijadikansuatualatkomunikasi yang berperanaktifdalammenyampaikansuatuinformasi yang sangatpentingmaupunbiasa. Namun, dalampenyusunansuratataudokumeninformasitersebut, haruslahdisusunsecaraefektifdanefisienmungkin agar dapatdicariketikadibutuhkannantinya.Dengan kata lainharusditatasedemikianmungkindenganmenggunakansuatusistem yang kitakenaldengan kata arsip. Denganadanyaarsip yang telahdisusunsesistematismungkin, dapatlahwarkatatausuratsertadokumentersebuttersusundenganrapidanbaik. Sistemitudikenaldengan 5 sistemyaitusistemabjad, tanggal, nomor, wilayah, dansubjek.Jikapenyelenggaraanarsippadakantoratauinstansitidakmenggunakanataumembudidayakansistemarsipini,makakegiatansuatuinstansiakantidakefektifdanefisien.

B. RUMUSAN MASALAH

Bedasarkan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan masalah penelitian sebagai berikut : “Bagaimanapenyelenggaraanarsip di FakultasKeguruan Dan IlmuPendidikan (FKIP) UniversitasDarmaAgung?” yang meliputi:

1.      Kegiatan arsip yang dilakukan di FakultasKeguruan Dan IlmuPendidikan (FKIP) 

UniversitasDarmaAgung

2.      Sistem yang digunakan di FakultasKeguruan Dan IlmuPendidikan (FKIP) UniversitasDarmaAgung

3.      Penempatanarsip yang digunakan di FakultasKeguruan Dan IlmuPendidikan (FKIP)

UniversitasDarmaAgung

4.      Penanggungjawabmengenaiarsip di FakultasKeguruan Dan IlmuPendidikan (FKIP) UniversitasDarmaAgung

C. TUJUAN PENELITIAN

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui jawaban atas pertanyaan Bagaimanapenyelenggaraanarsip di FakultasKeguruan Dan IlmuPendidikan (FKIP) UniversitasDarmaAgung?”

D. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat dari penelitian ini adalah :

a.Untuk Mahasiswa/Kelompok

1. Agar Mahasiswamengetahuisecaralangsungpenyusunanarsip yang dilakukan

dilapangan

2. Agar Mahasiswadapatmenambahkanpengetahuannyadan rasa ingintahunya

tentangkeadaanarsip di lapangan

3. Agar Mahasiswamenjadisemakintahumengenaipenyusunanarsip di

lapangan

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A.        DEFINISI TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP

                        Informasidiolahdari data-data yang terekamdantersimpandalamsuatuorganisasi.Data-data direkam, disimpandandiolahmenjadiinformasi yang bermamfaatdalampengambilankeputusanpimpinanorganisasi.Data-data yang terekamdenganberbagai media disebutdenganarsip.Arsipadalahrekamankegiatanatauperistiwadalamberbagaibentukdan media sesuaidenganperkembanganteknologiinformasidankomunikasi yang dibuatdanditerimaolehlembaganegara, pemerintahdaerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasikemasyarakatan, danperseorangandalamkehidupanbermasyarakat, berbangsa, danbernegara. MenurutInternational Standars Organization (ISO), arsipadalahinformasi yang disimpandalamberbagaibentuk, termaksud data dalam computer, dibuatatauditerimasertadikelolaolehorganisasimaupun orang dalamtransaksibisnis, menyimpannyasebagaibuktiaktivitas.Dengandemikian, arsipmerupakansalahsatusumberinformasi yang digunakansebagaipengembalilankeputusanpimpinan.

                        Dalampenyelenggaraanarsipitusendiri, dapatkitalihatsistem-sistemkearsipan yang telahbanyakdipakaiolehsuatuinstansiataulembagaterkait.Sistemarsipituada 5 yaitusistemabjad, sistemtanggal, sistemnomor, sistemwilayah, dansistemsubjek.

-          Sistem abjad yaitu sistem yaang digunakan dalam kearsipan yang ditinjau dari mana surat datang (masuk) dan surat keluar

-          Sistem tanggal yaitu sistem yang digunakan dalam kearsipan yang ditinjau dari tanggal surat. Disusun menurut tanggal yang terkecil hingga terbesar

-          Sistem nomor yaitu sistem yang digunakan dalam kearsipan yang ditinjau dari nomor surat. Disusun menurut nomor yang terkecil hingga terbesar

-          Sistem wilayah yaitu sistem yang digunakan dalam kearsipan yang ditinjau dari mana datangnya surat tersebut

-          Sistem subjek yaitu sistem yang digunakan dalam kearsipan yang ditinjau dari subjek surat tersebut.

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

A.    LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan di FakultasKeguruandanIlmuPendidikan (FKIP)UniversitasDarmaAgung JL. DR. TD. PARDEDE.No. 21 Medan Sumatera Utara. Pada tanggal 05September 2016. Observasi kefakultasKeguruandanIlmuPendidikan (FKIP)UniversitasDarmaAgung memakan waktu selama 1 hari. Lalu minggu berikutnya kami lakukan untuk menuyusun laporan kami.

B.     POPULASI DAN SAMPEL

Dalam penelitian ini, kami mengambil data dari SekretarisKeguruandanIlmuPendidikan (FKIP)UniversitasDarmaAgungyaituTherisiaSiregar, SE. Dari beliaulah kami mendapat penjelasan mengenai penyelenggaraanarsip. Penulis menggunakan metode wawancara.

C. DEFINISI PENYELENGGARAAN ARSIP

            Menurut Sambas (2016:16) menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber day manusia, sarana dan prasarana, serta sumberdaya lainnya (Perka ANRI No. 24 Tahun 2011). Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 3, secara umum penyelenggaraan arsip dalam organisasi bertujuan untuk menjamin terciptanya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, menjamin ketersesiaan arsip yang autentik dan terpecaya, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, menjamin perlindungan kepentingan negara, mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, menjamin keselamatan dan keamanan arsip, menjamin keselamatan aset nasional, dan meningkatkan kualitas pelayan publik dalam pengelolaan dan pemamfaatan arsip.

D.    INSTRUMEN PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan metode lapangan melalui wawancara dan pengamatan dan melihat keadaandankondisiarsipitudisusunsecararapidansistematis. Adapun instrumen yang digunakan adalah :

1.      Pertanyaan wawancara

E. ANALISIS DATA

Pengumpulan data yang penulis tuliskan dalam laporan bersumber dari SekretarisKeguruandanIlmuPendidikan (FKIP)UniversitasDarmaAgungyaituTherisiaSiregar, SE.                                                                              

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A.    HASIL PENELITIAN

Penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui  bagaimanapenyelenggaraanarsip di setiapinstansiataupunperusahaantersebut.

B. DESKRIPSI DATA

Isi Pentanyaan Wawancara

·         Sejakkapanpenyusunanarsipinidibuat?

·         Sistemapakan yang digunakandalampenyusunanarsipini?

·         Siapapenanggungjawabdalampenyusunanarsip?

·         Apakahpihakatasanjugaberpartisipasi di dalamkegiatanpengarsipanmisalnya

memberikanpembinaandansosialisasimengenaiarsip?

·         Apakahsaranadanprasaranadalampenyusunanarsipinisudahlengkap?

·         Berapa lama arsipdisimpan?

Hasil wawancara

·         Penyusunan arsip dibuat sejak berdirinya Universitas Darma agung

·         Sistem yang digunakan dalam penyusunan arsip adalah sistem abjad

·         Penanggung jawab dalam penyusunan arsip adalah sekretaris terkait yaitu TherisiaSiregar, SE

·         Pihak atasan sangat berpartisipasi dalam penyusunan arsip ini

·         Sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyusun arsip sudah sangat lengakp

·         Arsip disimpan selama 5 tahun

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A.     KESIMPULAN

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian yang dilaksanakan di atas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1.      Penyusunan kearsipan sangat berperan penting dalam proses aktivias kegiatan pada suatu perusahaan atau instansi karena dengan adanya sistem kearsipan yang telah disusun sesistematika itu akan mengefektifkan dan mengefesienkan seluruh kegiatan pada perusahaan dan instansi tersebut.

B.     SARAN

Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh di atas maka dapat diberikan beberapa saran sebagai berikut :

1.      Disarankan kepada seluruh staf kerja dalam bidang sekretaris harus ada saling kerjasama yang baik  dalam penyusunan arsip tersebut sehingga terciptalah perusahaan yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Muhidin Sambas Ali, M.Si, Manajemen kearsipan,Pustaka Setia, Bandung, 2016.